Autor: adwokat Wojciech Rudzki·Ostatnia aktualizacja: 31 lipca 2026Akt poświadczenia dziedziczenia
Akt poświadczenia dziedziczenia to jeden ze sposobów potwierdzenia, kto jest spadkobiercą. Sporządza go notariusz i jest to szybka alternatywa pozwalająca uniknąć sądowego stwierdzenia nabycia spadku. Notarialne poświadczenie dziedziczenia odbywa się po spisaniu protokołu dziedziczenia, w którym ustala się, kto należy do kręgu spadkobierców ustawowych lub testamentowych oraz czy zmarły pozostawił po sobie testamenty. Wyjaśniam, jak krok po kroku przebiega ta procedura. Po przeczytaniu tego artykułu poznasz odpowiedzi między innymi na następujące pytania:
- czym jest akt poświadczenia dziedziczenia?
- czym akt poświadczenia dziedziczenia różni się od sądowego stwierdzenia nabycia spadku?
- jakie dokumenty są potrzebne do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia?
- kiedy nie jest możliwe sporządzenie notarialnego aktu poświadczenia dziedziczenia?
- ile kosztuje akt poświadczenia dziedziczenia?
- czy sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia powoduje konieczność zapłaty podatku od spadków i darowizn?
Czym jest akt poświadczenia dziedziczenia?
Akt poświadczenia dziedziczenia to dokument sporządzany przez notariusza w kancelarii notarialnej. Potwierdza on nabycie spadku i pozwala wykazać następstwo prawne po zmarłym - czyli to, kto i w jakich udziałach dziedziczy spadek.
Powołanie do dziedziczenia może przy tym wynikać ze sporządzonego przez spadkodawcę testamentu (dziedziczenie testamentowe) bądź z ustawy (dziedziczenie ustawowe).
Zgodnie z art. 925 Kodeksu cywilnego, spadkobierca nabywa spadek z chwilą otwarcia spadku, czyli z chwilą śmierci spadkodawcy. Taka konstrukcja zapewnia ciągłość stosunków prawnych zmarłego. Ze względu na ochronę spadkobierców wstąpienie w prawa i obowiązki spadkodawcy ma jednak początkowo charakter tymczasowy (niedefinitywny) - w praktyce może więc pojawić się niepewność co do tego, kto dziedziczy.
Formalne potwierdzenie praw do spadku okazuje się potrzebne niemal na każdym kroku. Bank nie wypłaci środków z rachunku zmarłego, a sąd nie wpisze spadkobiercy do księgi wieczystej wyłącznie na podstawie odpisu aktu zgonu spadkodawcy - zwłaszcza gdy w skład spadku wchodzi nieruchomość, potwierdzenie następstwa prawnego jest niezbędne.
Polskie prawo przewiduje trzy sposoby potwierdzenia nabycia spadku:
- akt poświadczenia dziedziczenia (sporządzany przez notariusza)
- stwierdzenie nabycia spadku (prawomocne postanowienie sądu)
- europejskie poświadczenie spadkowe (na potrzeby transgraniczne)
Wszystkie te rozwiązania mają charakter deklaratywny. Oznacza to, że jedynie potwierdzają one stan powstały z chwilą otwarcia spadku - potwierdzają nabycie spadku i uprawnienia wynikające z tytułu dziedziczenia, a nie czynią nikogo spadkobiercą.
Gdy spadek przypada kilku osobom, kolejnym krokiem po potwierdzeniu praw do spadku jest zwykle przeprowadzenie działu spadku.
Akt poświadczenia dziedziczenia czy sądowe stwierdzenie nabycia spadku?
Wiele osób zastanawia się, czy wybrać drogę notarialną, czy sądowe postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku. Osoby zainteresowane mogą samodzielnie zdecydować, w jakim trybie nastąpi potwierdzenie nabycia spadku.
Dla zdecydowanej większości zainteresowanych akt poświadczenia dziedziczenia będzie najlepszym rozwiązaniem, ponieważ procedura sporządzenia notarialnego poświadczenia dziedziczenia jest szybsza i zwykle tańsza od drogi sądowej.
Notarialne poświadczenie dziedziczenia sprawdzi się wszędzie tam, gdzie spadkobiercy są zgodni. Warunek jest bowiem jeden - pomiędzy spadkobiercami nie może być sporu. Notariusz sporządzi akt wyłącznie na zgodne żądanie wszystkich osób zainteresowanych.
Uzyskanie poświadczenia dziedziczenia nie będzie więc możliwe, jeżeli spadkobiercy kwestionują na przykład ważność testamentu.
Czym różni się akt poświadczenia dziedziczenia od stwierdzenia nabycia spadku?
Najważniejsze różnice można podsumować następująco:
- postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku toczy się przed sądem i trwa zwykle wiele miesięcy - akt poświadczenia dziedziczenia notariusz sporządza podczas jednej wizyty w kancelarii notarialnej
- do sądu wystarczy wniosek jednej osoby (pozostałych spadkobierców sąd wezwie na rozprawę) - u notariusza konieczne jest zgodne żądanie i obecność wszystkich osób zainteresowanych
- od wniosku do sądu uiszcza się opłatę sądową 100 zł oraz 5 zł za wpis do Rejestru Spadkowego (do wniosku dołącza się potwierdzenie dokonania opłaty sądowej) - u notariusza płaci się taksę notarialną
- prawomocne postanowienie sądu można uzyskać także wtedy, gdy spadkobiercy są skonfliktowani, nie stawiają się albo dziedziczenie następuje na podstawie testamentów szczególnych
Warto też pamiętać, że podczas trwania postępowania sądowego o stwierdzenie nabycia spadku nie ma możliwości sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia.
Zgodnie z art. 1025 § 3 Kodeksu cywilnego, na akt poświadczenia dziedziczenia nie można też powoływać się przeciwko postanowieniu o stwierdzeniu nabycia spadku.
Ile trwa uzyskanie poświadczenia dziedziczenia?
W internecie można spotkać informację, że poświadczenie dziedziczenia trwa 2-3 dni robocze. W praktyce - jeżeli komplet wymaganych dokumentów został wcześniej przekazany notariuszowi - całość odbywa się podczas jednej wizyty, a spadkobiercy tego samego dnia wychodzą z kancelarii z wypisem zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia.
Sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia wraz z protokołem dziedziczenia zajmuje zwykle około godziny. Dla porównania - postępowanie sądowe o stwierdzenie nabycia spadku trwa najczęściej od kilku do kilkunastu miesięcy.
Czym jest europejskie poświadczenie spadkowe?
Europejskie poświadczenie spadkowe to dokument potwierdzający prawa do spadku na potrzeby użycia za granicą - w przypadku dziedziczenia majątku spadkowego znajdującego się poza Polską, a w Unii Europejskiej (oprócz Danii i Irlandii).
W Polsce europejskie poświadczenie spadkowe wydaje sąd albo notariusz. W sprawach krajowych nie zastępuje ono jednak notarialnego aktu poświadczenia dziedziczenia.
Wszystkie opisane wyżej dokumenty podlegają rejestracji w Rejestrze Spadkowym.
Kiedy można sporządzić notarialne poświadczenie dziedziczenia?
Możliwość sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia pojawiła się po zmianie ustawy Prawo o notariacie z dnia 24 sierpnia 2007 roku.
Notarialnie poświadczyć dziedziczenie można jedynie po osobach zmarłych po 1 lipca 1984 roku.
Akt poświadczenia dziedziczenia obejmuje zarówno przypadki dziedziczenia ustawowego, jak i dziedziczenia testamentowego.
Może dotyczyć spadkobierców dziedziczących na podstawie ustawy, a w razie dziedziczenia testamentowego - jednego z trzech rodzajów testamentów zwykłych:
- testamentu holograficznego (testamentu własnoręcznego sporządzonego zgodnie z art. 949 Kodeksu cywilnego)
- testamentu notarialnego (sporządzonego w formie aktu notarialnego)
- testamentu allograficznego (oświadczenia ostatniej woli złożonego w obecności dwóch świadków wobec wójta, burmistrza, prezydenta miasta, starosty, marszałka województwa, sekretarza powiatu albo gminy lub kierownika urzędu stanu cywilnego - art. 951 Kodeksu cywilnego)
Notarialne poświadczenie dziedziczenia nie obejmuje natomiast testamentów szczególnych - piszę o nich niżej.
Co istotne, przepisy nie przewidują żadnego terminu końcowego. Nieprawdziwe jest spotykane niekiedy twierdzenie, że sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia nie jest możliwe po upływie 6 miesięcy od śmierci spadkodawcy - poświadczenie dziedziczenia może nastąpić także wiele lat po otwarciu spadku.
Poświadczenie dziedziczenia przed upływem 6 miesięcy od śmierci spadkodawcy
Zgodnie z art. 1026 Kodeksu cywilnego, stwierdzenie nabycia spadku oraz poświadczenie dziedziczenia nie może nastąpić przed upływem sześciu miesięcy od otwarcia spadku, chyba że wszyscy znani spadkobiercy złożyli już oświadczenia o przyjęciu spadku lub o odrzuceniu spadku. Nie stanowi to jednak istotnego ograniczenia dla osób zainteresowanych notarialnym poświadczeniem dziedziczenia.
Notariusz przyjmuje oświadczenia spadkowe (o przyjęciu spadku wprost albo z dobrodziejstwem inwentarza lub o odrzuceniu spadku) w ciągu 6 miesięcy od dnia, w którym spadkobierca dowiedział się o tytule swojego powołania - najczęściej liczy się to od śmierci spadkodawcy. Takie oświadczenia notariusz może odebrać do protokołu dziedziczenia podczas tej samej wizyty.
Dzięki temu uzyskanie aktu poświadczenia dziedziczenia jest możliwe w zasadzie od razu po śmierci spadkodawcy - o ile stawią się wszyscy zainteresowani.
Piętrowe poświadczenie dziedziczenia
Dopuszczalne jest też sporządzenie tak zwanego piętrowego notarialnego poświadczenia dziedziczenia. Chodzi o sytuację, w której po śmierci spadkodawcy okazuje się, że jednym ze spadkobierców jest osoba zmarła.
Notariusz dokonuje wtedy notarialnego poświadczenia dziedziczenia w obecności spadkobierców ustawowych lub testamentowych występujących w miejsce zmarłego spadkobiercy - pod warunkiem, że legitymują się oni prawomocnym postanowieniem sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub zarejestrowanym aktem poświadczenia dziedziczenia.
Kiedy notariusz odmówi sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia?
Notariusz odmówi sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia, jeżeli:
- dziedziczenie miałoby nastąpić na podstawie testamentów szczególnych
- spadkodawca zmarł przed dniem 1 lipca 1984 roku
- w stosunku do spadku został już wcześniej sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia lub zostało wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku
- przy sporządzaniu protokołu dziedziczenia nie były obecne wszystkie osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi bądź jako zapisobiercy windykacyjni
- okaże się, że istnieją lub istniały testamenty, które nie zostały otwarte lub ogłoszone
- brak jest jurysdykcji krajowej, czyli notariusz jako organ polski nie może potwierdzić dziedziczenia
Notariusz może odmówić poświadczenia także wtedy, gdy nie ma zgody wszystkich spadkobierców - bez zgodnego żądania czynność nie dojdzie do skutku. Odmowa dokonania czynności przez notariusza powinna zostać stwierdzona w formie protokołu.
Do testamentów szczególnych, których dotyczy pierwsza z wymienionych przeszkód, należą:
- testament ustny (art. 952 Kodeksu cywilnego)
- testament podróżny (art. 953 Kodeksu cywilnego)
- testament wojskowy (art. 954 Kodeksu cywilnego)
Notariusz nie sporządzi aktu przy testamentach szczególnych w żadnym wypadku - w razie dziedziczenia na podstawie testamentów szczególnych konieczne będzie przeprowadzenie postępowania przed sądem.
Czy długi spadkowe przeszkadzają w poświadczeniu dziedziczenia?
Nie. Nieprawdziwe jest twierdzenie, że notariusz nie może sporządzić aktu poświadczenia dziedziczenia, gdy spadek jest obciążony długami.
Zadłużenie spadku w żaden sposób nie wyklucza sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia - notariusz w ogóle nie bada składu ani wartości majątku spadkowego.
Spadkobiercy obawiający się długów spadkowych mogą natomiast przyjąć spadek z dobrodziejstwem inwentarza (czyli z ograniczeniem odpowiedzialności do wartości aktywów spadku) albo spadek odrzucić.
Kto może ubiegać się o sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia?
Art. 95aa Prawa o notariacie określa, że uprawnione do ubiegania się o notarialne poświadczenie dziedziczenia są osoby zainteresowane, czyli:
- osoby, które mogą wchodzić w krąg spadkobierców ustawowych
- osoby, które mogą wchodzić w krąg spadkobierców testamentowych
- osoby, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne
W przypadku dziedziczenia ustawowego do kręgu osób uprawnionych należą jedynie ci spadkobiercy ustawowi, którzy w konkretnej sytuacji po śmierci spadkodawcy są powołani do dziedziczenia na podstawie ustawy - a nie cały potencjalny krąg spadkobierców ustawowych.
O uzyskanie aktu poświadczenia dziedziczenia nie mogą natomiast ubiegać się:
- osoby, na rzecz których spadkodawca ustanowił wyłącznie zapis zwykły
- osoby, które odrzuciły spadek lub zapis windykacyjny
- osoby uznane za niegodne dziedziczenia
Co jeśli spadkobiercą jest dziecko?
Małoletnich spadkobierców (ustawowych lub testamentowych) oraz małoletnich zapisobierców windykacyjnych mogą w toku notarialnego poświadczenia dziedziczenia zastępować ich przedstawiciele ustawowi - zgodnie z art. 98 § 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego są to rodzice dziecka.
Gdy władzę rodzicielską nad małoletnim sprawują oboje rodzice, każdy z nich może samodzielnie działać w jego imieniu - zarówno wnioskować o sporządzenie poświadczenia dziedziczenia, jak i składać oświadczenia do protokołu.
Rodzice nie mogą jednak reprezentować dziecka, jeżeli interesy rodziców i dzieci są sprzeczne. Taka sytuacja może mieć miejsce na przykład wtedy, gdy rodzic podważa ważność testamentu sporządzonego na rzecz dziecka, aby uzyskać korzyści dla siebie. Gdy z powodu kolizji interesów małoletni nie może być reprezentowany przez żadnego z rodziców, sąd opiekuńczy powinien ustanowić dla niego kuratora (art. 99 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego).
W zdecydowanej większości spraw spadkowych rodziców i dzieci nie dzieli jednak kolizja interesów - rodzicom przysługuje więc uprawnienie do reprezentowania dziecka.
Procedura sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia krok po kroku
Notarialne poświadczenie dziedziczenia odbywa się według następującego schematu:
- skompletowanie wymaganych dokumentów (w tym odpisu aktu zgonu spadkodawcy) i umówienie wizyty w kancelarii notarialnej
- spisanie protokołu dziedziczenia z udziałem wszystkich osób zainteresowanych (pierwszy etap poświadczenia dziedziczenia) - w razie potrzeby wraz z otwarciem i ogłoszeniem testamentu oraz odebraniem oświadczeń o przyjęciu lub odrzuceniu spadku
- sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia
- rejestracja aktu poświadczenia dziedziczenia w Rejestrze Spadkowym
Protokół dziedziczenia
Procedurę rozpoczyna spisanie protokołu dziedziczenia.
Konieczna jest osobista i jednoczesna obecność wszystkich osób zainteresowanych, które zgłaszają notariuszowi zgodne żądanie poświadczenia dziedziczenia.
Nie ma możliwości zastępowania kogokolwiek przez pełnomocnika - nawet jeżeli pełnomocnictwo zostało udzielone w formie aktu notarialnego.
Przy sporządzeniu protokołu dziedziczenia małoletni oraz ubezwłasnowolnieni mogą być reprezentowani przez przedstawicieli ustawowych.
Jeżeli spadkodawca sporządził kilka testamentów i powołał w nich różne osoby, obecni powinni być spadkobiercy powołani we wszystkich testamentach - nawet w tych odwołanych.
Przy poświadczeniu dziedziczenia na podstawie testamentu wymagana jest również obecność spadkobierców ustawowych - czyli osób, które zostałyby powołane do dziedziczenia z ustawy, gdyby spadkodawca nie sporządził testamentu. W przypadku małżonka spadkodawcy oznacza to, że jego obecność jest konieczna niezależnie od treści testamentu.
Obecni nie muszą być natomiast zapisobiercy zwykli, osoby, które odrzuciły spadek lub zapis windykacyjny, oraz osoby uznane za niegodne dziedziczenia.
Projekt protokołu dziedziczenia
Na wniosek osoby zainteresowanej notariusz może najpierw sporządzić projekt protokołu dziedziczenia. Ta możliwość pozwala ominąć wymóg jednoczesnej obecności - przy spisaniu projektu musi być obecna jedynie osoba, która o niego wnioskuje. W projekcie protokołu dziedziczenia powinny zostać zawarte wszystkie oświadczenia i informacje wymagane we właściwym protokole.
Następnie pozostali spadkobiercy i zapisobiercy windykacyjni potwierdzają przed notariuszem (już w dogodnym dla siebie czasie) dane zamieszczone w projekcie i wyrażają zgodę na spisanie protokołu dziedziczenia zgodnie z jego projektem.
Notariusz sporządza wówczas protokoły obejmujące oświadczenia o wyrażeniu zgody. Gdy wszyscy wyrażą zgodę na spisanie protokołu zgodnie z projektem, notariusz spisze protokół dziedziczenia w obecności co najmniej jednej osoby zainteresowanej.
Do protokołu dziedziczenia załączy projekt protokołu wraz z protokołami zawierającymi potwierdzenia danych i zgody pozostałych osób zainteresowanych.
Co powinno znaleźć się w protokole dziedziczenia?
W protokole dziedziczenia należy ujawnić wszystkie okoliczności i informacje zgodnie z prawdą - jest to niezbędne do określenia kręgu spadkobierców i składu spadku. Ustalenie kręgu osób uprawnionych do spadku jest zresztą głównym celem tej czynności.
Za składanie fałszywych oświadczeń grozi kara pozbawienia wolności od 6 miesięcy do 8 lat (art. 233 § 1 i 6 Kodeksu karnego). Notariusz powinien pouczyć o tym wszystkie osoby biorące udział w czynności i zawrzeć w protokole wzmiankę o pouczeniu.
Dane spadkodawcy i oświadczenia wstępne
W pierwszej kolejności osoby stawające przed notariuszem zgłaszają zgodne żądanie sporządzenia poświadczenia dziedziczenia oraz podają dane spadkodawcy:
- imię i nazwisko oraz imiona rodziców
- numer PESEL spadkodawcy, a także datę i miejsce urodzenia (zwłaszcza gdy informacji o numerze PESEL spadkodawcy brakuje)
- datę i miejsce zgonu (zgodnie z odpisem aktu zgonu spadkodawcy)
- miejsce zwykłego pobytu w chwili śmierci
- obywatelstwo zmarłego
Osoby ubiegające się o uzyskanie aktu poświadczenia dziedziczenia oświadczają również, że w odniesieniu do spadku nie zostało wcześniej wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, nie toczy się postępowanie w tym przedmiocie oraz że nie został sporządzony inny akt poświadczenia dziedziczenia.
Kto dziedziczy po spadkodawcy?
Składając oświadczenie przed notariuszem, trzeba wskazać, czy istnieją osoby, które wyłączałyby od dziedziczenia stawających albo dziedziczyły wraz z nimi.
Przykład: w kancelarii notarialnej stawiły się wnuki zmarłego, ale przy życiu pozostaje syn zmarłego, który nie utrzymuje kontaktów z rodziną i nie stawił się w dniu spisywania protokołu - w takiej sytuacji sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia nie będzie możliwe.
Notariusza informuje się również o wszystkich okolicznościach wskazujących na istnienie testamentu - a więc o tym, czy istnieją lub istniały testamenty spadkodawcy.
Jeżeli zmarły sporządził testament, należy przedłożyć go notariuszowi. Notariusz może dokonać otwarcia i ogłoszenia testamentu (art. 95d Prawa o notariacie oraz art. 649-650 Kodeksu postępowania cywilnego) - z tej czynności sporządza się protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu.
Może to być czynność przygotowawcza przed poświadczeniem dziedziczenia, jak również czynność samoistna.
Oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku
Trzeba też poinformować notariusza, czy były składane oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku lub zapisu windykacyjnego:
- jeżeli takich oświadczeń nie złożono, a od dnia otwarcia spadku nie minęło sześć miesięcy - w protokole dziedziczenia zamieszcza się oświadczenia spadkobierców o prostym przyjęciu spadku, o przyjęciu spadku z dobrodziejstwem inwentarza albo o odrzuceniu spadku (analogiczne oświadczenia składają zapisobiercy windykacyjni)
- jeżeli oświadczenia złożono wcześniej - w protokole zawiera się wzmiankę o ich dacie, miejscu i treści
Notariusz ustala również, czy spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne. Notariusza informuje się także o wydanych orzeczeniach dotyczących niegodności dziedziczenia oraz o zawartych ze spadkodawcą umowach w przedmiocie zrzeczenia się dziedziczenia.
Umowa taka wymaga formy aktu notarialnego - jeżeli ją zawarto, należy przedłożyć wypis aktu notarialnego obejmującego tę umowę.
Szczególne elementy spadku
Dodatkowe oświadczenia będą potrzebne, jeżeli:
- w skład spadku wchodzi gospodarstwo rolne - trzeba wtedy wskazać, który spośród spadkobierców powołanych z ustawy odpowiada warunkom przewidzianym do dziedziczenia gospodarstwa rolnego (dotyczy to spadków otwartych przed 14 lutego 2001 roku)
- w kręgu osób zainteresowanych znajduje się cudzoziemiec (w rozumieniu ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców) - w protokole zawiera się oświadczenie, czy w skład spadku wchodzą własność lub użytkowanie wieczyste nieruchomości położonych w Polsce albo udziały, akcje lub ogół praw i obowiązków w spółce handlowej będącej właścicielem lub wieczystym użytkownikiem takich nieruchomości
- w skład spadku wchodzi przedsiębiorstwo objęte zarządem sukcesyjnym
Jakie dokumenty są potrzebne do sporządzenia protokołu dziedziczenia?
Do protokołu dziedziczenia należy dołączyć wymagane dokumenty, które potwierdzają zawarte w nim fakty. Będą to przede wszystkim:
- dowód osobisty lub paszport każdego ze stawających (notariusz musi potwierdzić tożsamość uczestników czynności)
- odpis aktu zgonu spadkodawcy
- akty stanu cywilnego spadkobierców, czyli skrócone odpisy aktów urodzenia oraz skrócone odpisy aktów małżeństwa - odpisu aktu małżeństwa notariusz wymaga w przypadku małżonka spadkodawcy oraz dzieci, które zmieniły nazwisko po zawarciu małżeństwa
- zaświadczenie o numerze PESEL spadkodawcy (jeżeli numer nie wynika z innych dokumentów)
- testament spadkodawcy (jeżeli został sporządzony; testament notarialny przechowuje kancelaria - wystarczy zabrać wypis aktu notarialnego)
- wypisy aktów notarialnych obejmujących umowy w przedmiocie zrzeczenia się dziedziczenia
- odpis prawomocnego wyroku uznającego spadkobiercę lub zapisobiercę windykacyjnego za niegodnego dziedziczenia
- wypisy protokołów zawierających wcześniejsze oświadczenia o przyjęciu spadku bądź odrzuceniu spadku
W niektórych sytuacjach potrzebne będą odpisy zupełne aktów stanu cywilnego - na przykład zupełny odpis aktu urodzenia dziecka przysposobionego.
Jeżeli w skład spadku wchodzi nieruchomość, warto od razu przygotować numer jej księgi wieczystej. Gdy w skład spadku wchodzi nieruchomość obciążona hipoteką, warto dodatkowo rozważyć przyjęcie spadku z dobrodziejstwem inwentarza.
Listę wymaganych dokumentów najlepiej potwierdzić wcześniej w wybranej kancelarii notarialnej - brak któregoś z wymaganych dokumentów oznacza zwykle konieczność umówienia kolejnej wizyty.
Do aktów stanu cywilnego potrzebnych do sporządzenia notarialnego aktu poświadczenia dziedziczenia należą akt urodzenia, akt małżeństwa oraz akt zgonu. Odpis aktu zgonu spadkodawcy, skrócone odpisy aktów urodzenia oraz odpisy aktów małżeństwa można uzyskać w dowolnym urzędzie stanu cywilnego (tj. niezależnie od miejsca zawarcia małżeństwa, miejsca urodzenia, czy miejsca śmierci) - akty stanu cywilnego prowadzone są obecnie w rejestrze elektronicznym co umożliwia ich pobranie w dowolnym urzędzie stanu cywilnego. Wniosek o odpis aktu małżeństwa lub innego aktu stanu cywilnego można złożyć także online (przez profil zaufany) - opłata jest taka sama.
Odpis skrócony aktu urodzenia lub aktu małżeństwa kosztuje 22 zł, a odpis zupełny - 33 zł. Skrócone odpisy aktów urodzenia i skrócone odpisy aktów małżeństwa urząd wydaje zwykle od ręki - podobnie jak pozostałe akty stanu cywilnego. Zaświadczenie o numerze PESEL spadkodawcy można natomiast uzyskać w urzędzie gminy.
Notariusz honoruje wyłącznie oryginały odpisów - kserokopia aktu małżeństwa czy aktu urodzenia nie wystarczy, a odpisy aktów stanu cywilnego załącza się do protokołu dziedziczenia.
Jeżeli akt małżeństwa albo inny akt stanu cywilnego został sporządzony za granicą, konieczna może okazać się jego transkrypcja (umiejscowienie) w polskim rejestrze stanu cywilnego.
Sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia
Po spisaniu protokołu dziedziczenia notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia - pod warunkiem, że nie ma wątpliwości co do istnienia jurysdykcji krajowej, treści właściwego prawa obcego, osoby spadkobiercy i wysokości udziałów w spadku, a gdy spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne - także co do osoby zapisobiercy i przedmiotu zapisu.
Na protokole dziedziczenia zamieszcza się wtedy adnotację o sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia.
Co znajduje się w akcie poświadczenia dziedziczenia?
W treści aktu poświadczenia dziedziczenia notariusz wskaże:
- dzień, miesiąc i rok oraz miejsce sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia
- imię i nazwisko notariusza oraz siedzibę jego kancelarii notarialnej (a jeżeli akt sporządziła osoba wyznaczona do zastępstwa notariusza lub upoważniona do dokonywania czynności notarialnych - imię i nazwisko tej osoby)
- dane spadkodawcy - imię i nazwisko, numer PESEL, imiona rodziców, datę i miejsce zgonu (albo znalezienia zwłok) oraz miejsce zwykłego pobytu w chwili śmierci
- spadkobierców - imiona, nazwiska, imiona rodziców oraz daty i miejsca urodzenia osób fizycznych (w przypadku osób prawnych - nazwy i siedziby, ewentualnie REGON lub numer KRS)
- tytuł powołania do spadku (powołanie na podstawie ustawy albo testamentu, wraz ze wskazaniem formy testamentu) oraz wysokość udziałów w spadku poszczególnych spadkobierców
- numer księgi wieczystej (gdy w skład spadku wchodzi nieruchomość)
- podpis notariusza oraz adnotację o rejestracji w Rejestrze Spadkowym
Z aktu wynika więc wprost, kto i w jakich udziałach dziedziczy spadek po zmarłym.
Przytacza się w nim również protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu, jeżeli dziedziczenie następuje na podstawie testamentu.
Jeżeli spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, notariusz umieści w poświadczeniu dziedziczenia także informację o zapisobiercach i przedmiotach zapisów. Nie dotyczy to sytuacji, w których zapisobiercy nie chcą lub nie mogą nimi być, albo gdy zapisy windykacyjne okazały się bezskuteczne - na przykład dlatego, że w chwili śmierci spadkodawcy przedmiot zapisu windykacyjnego nie należał już do spadkodawcy.
Akt poświadczenia dziedziczenia a księga wieczysta
Szczególne obowiązki po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia powstają, gdy w skład spadku wchodzi nieruchomość.
Notariusz po dokonaniu poświadczenia dziedziczenia ma obowiązek zawiadomić sąd właściwy do prowadzenia księgi wieczystej o zmianie właściciela nieruchomości. Na podstawie zawiadomienia sąd wieczystoksięgowy z urzędu wpisze w księdze wieczystej ostrzeżenie, że stan prawny ujawniony w księdze wieczystej stał się niezgodny z rzeczywistym stanem prawnym.
Sam wpis spadkobiercy do księgi wieczystej nie następuje jednak automatycznie. Spadkobierca powinien złożyć do właściwego wydziału ksiąg wieczystych sądu rejonowego wniosek o wpis prawa własności (formularz KW-WPIS) wraz z wypisem zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia. Opłata sądowa od takiego wniosku wynosi 150 zł. Dopiero na tej podstawie sąd ujawni spadkobiercę w dziale II księgi wieczystej w miejsce spadkodawcy.
Jeżeli w skład spadku wchodzi nieruchomość, a spadkobierców jest kilku, do czasu działu spadku stają się oni współwłaścicielami nieruchomości. Udziały poszczególnych współwłaścicieli nieruchomości odpowiadają udziałom spadkowym wynikającym z zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia. Późniejsze zniesienie tej współwłasności (dział spadku obejmujący nieruchomość) wymaga już formy aktu notarialnego.
Rejestr Spadkowy
Rejestr Spadkowy ułatwia weryfikację, czy nabycie spadku po danej osobie zostało już potwierdzone w odpowiedniej procedurze. Jest to duże ułatwienie przy prowadzeniu spraw spadkowych. Zamieszcza się w nim informacje o:
- aktach poświadczenia dziedziczenia (sporządzonych po 1 marca 2009 roku)
- postanowieniach o stwierdzeniu nabycia spadku (wydanych w postępowaniach wszczętych po 8 września 2016 roku)
- europejskich poświadczeniach spadkowych (wydanych w Polsce po 8 września 2016 roku)
Notariusz ma obowiązek niezwłocznie dokonać rejestracji aktu poświadczenia dziedziczenia - wprowadza dane wynikające z aktu do systemu teleinformatycznego i opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Co zawiera wpis w Rejestrze Spadkowym?
W Rejestrze Spadkowym nie umieszcza się pełnej treści aktu poświadczenia dziedziczenia ani informacji o spadkobiercach i zapisobiercach windykacyjnych. Wpis obejmuje tylko:
- datę i miejsce sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia
- imię i nazwisko notariusza oraz siedzibę jego kancelarii notarialnej (jeżeli akt sporządziła osoba zastępująca notariusza - również jej imię i nazwisko)
- dane spadkodawcy - imię i nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL spadkodawcy (ewentualnie datę i miejsce urodzenia), datę i miejsce zgonu albo znalezienia zwłok oraz miejsce zwykłego pobytu w chwili śmierci
- numer wpisu oraz datę, godzinę i minutę jego dokonania
Jakie skutki ma zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia?
Zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia ma skutki prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku (art. 95j Prawa o notariacie). Ustawodawca wprost zrównał więc skutki prawomocnego postanowienia i zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia.
Moc prawna obu dokumentów jest więc równa - wybór drogi notarialnej niczego spadkobiercy nie odbiera. Co ważne, dopiero rejestracja aktu poświadczenia dziedziczenia nadaje mu moc prawną - niezarejestrowany akt nie wywołuje skutków prawnych.
Uzyskanie poświadczenia dziedziczenia powoduje powstanie domniemania prawnego, że osoba legitymująca się zarejestrowanym aktem jest spadkobiercą (art. 1025 § 2 Kodeksu cywilnego). Domniemanie to - jak każde domniemanie prawne - można obalić, jednak wyłącznie w postępowaniu o uchylenie zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia.
Osobom, które uczestniczyły w czynności, notariusz wydaje wypisy. Wymienionym w akcie prawo otrzymania wypisu przysługuje bez ograniczeń, a wypis aktu poświadczenia dziedziczenia ma moc prawną oryginału - to nim spadkobierca posługuje się w banku, sądzie czy urzędzie przy załatwianiu spraw spadkowych.
Ile kosztuje akt poświadczenia dziedziczenia?
Na koszty składa się przede wszystkim wynagrodzenie notariusza, którego górną granicę wyznacza rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 roku w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej.
Maksymalne stawki wynoszą:
- 50 zł - za sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia (ustawowego lub testamentowego), a także uzupełniającego aktu poświadczenia dziedziczenia w zakresie spadkobierców dziedziczących gospodarstwo rolne
- 100 zł - za sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia na podstawie testamentu z zapisem windykacyjnym
- 100 zł - za sporządzenie protokołu dziedziczenia
- 100 zł - za sporządzenie projektu protokołu dziedziczenia
- 50 zł - za sporządzenie protokołu obejmującego oświadczenie o wyrażeniu zgody na spisanie protokołu dziedziczenia zgodnie z jego projektem
- 50 zł - za sporządzenie protokołu otwarcia i ogłoszenia testamentu
- 30 zł - za sporządzenie zaświadczenia o powołaniu wykonawcy testamentu
Do tego dochodzą: opłata 5 zł za wpis do Rejestru Spadkowego, wynagrodzenie za wypisy (6 zł za każdą rozpoczętą stronę wypisu aktu notarialnego) oraz podatek VAT (23%) doliczany do wynagrodzenia notariusza.
Jeżeli podczas tej samej wizyty składane są oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku, taksa wynosi dodatkowo 50 zł za każde oświadczenie.
Ile łącznie kosztuje akt poświadczenia dziedziczenia w praktyce?
Ile zatem łącznie kosztuje akt poświadczenia dziedziczenia? W typowej sprawie (protokół dziedziczenia, akt poświadczenia dziedziczenia, kilka wypisów) standardowy koszt uzyskania aktu poświadczenia dziedziczenia wynosi zazwyczaj od 250 zł do 350 zł, a przy większej liczbie wypisów - do około 400 zł brutto. Ostateczna cena zależy od liczby spadkobierców (każdy zwykle potrzebuje wypisu) oraz od tego, czy w skład spadku wchodzi nieruchomość.
Spotykane w internecie kwoty rzędu 500-1000 zł mogą dotyczyć spraw z dodatkowymi czynnościami - na przykład otwarciem i ogłoszeniem testamentu, odebraniem oświadczeń o przyjęciu spadku albo większą liczbą wypisów.
Stawki taksy notarialnej są jednak stawkami maksymalnymi i notariusz nie może ich przekroczyć. Dokładną kwotę najlepiej potwierdzić w wybranej kancelarii notarialnej.
Uzyskanie poświadczenia dziedziczenia pozostaje przy tym zwykle tańsze niż sprawa przed sądem, jeżeli uwzględni się koszty zastępstwa procesowego i dojazdów.
Akt poświadczenia dziedziczenia a podatek od spadku
Po zarejestrowaniu aktu poświadczenia dziedziczenia powstaje obowiązek rozliczenia podatku od spadków i darowizn - niezależnie od tego, czy spadek nabyto na mocy ustawy, czy testamentu spadkodawcy.
Właściwość urzędu skarbowego ustala się co do zasady według ostatniego miejsca zamieszkania spadkodawcy, a gdy w skład spadku wchodzi nieruchomość - według miejsca jej położenia. Formularz zgłoszenia można złożyć w urzędzie skarbowym osobiście lub elektronicznie.
Opodatkowane jest nabycie przez spadkobiercę lub zapisobiercę majątku o czystej wartości przekraczającej kwotę wolną, która wynosi:
- 36 120 zł - w przypadku małżonka spadkodawcy, wstępnych, zstępnych, pasierba, ojczyma, macochy, rodzeństwa, teściów, zięcia i synowej (I grupa podatkowa)
- 27 090 zł - dla zstępnych rodzeństwa, rodzeństwa rodziców, zstępnych i małżonków pasierbów, małżonków rodzeństwa i rodzeństwa małżonków, małżonków rodzeństwa małżonków oraz małżonków innych zstępnych (II grupa podatkowa)
- 5 733 zł - dla pozostałych osób (III grupa podatkowa)
Jak zgłosić nabycie spadku do urzędu skarbowego?
Najbliższa rodzina zmarłego może skorzystać z całkowitego zwolnienia od podatku. Uprawnieni do tego są: małżonek, zstępni, wstępni, pasierb, rodzeństwo oraz ojczym i macocha zmarłego (w przypadku małżonka spadkodawcy zwolnienie obejmuje cały nabyty majątek).
Warunkiem jest zgłoszenie nabycia spadku na formularzu SD-Z2 do naczelnika właściwego urzędu skarbowego w ciągu sześciu miesięcy od zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia (albo od uprawomocnienia się postanowienia stwierdzającego nabycie spadku, albo od wydania europejskiego poświadczenia spadkowego).
Jeżeli osoba uprawniona do zwolnienia dowiedziała się o nabyciu spadku później, zachowa zwolnienie od podatku, pod warunkiem że zgłosi nabycie spadku naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego w ciągu sześciu miesięcy od dnia, w którym dowiedziała się o jego nabyciu.
Uzupełniający akt poświadczenia dziedziczenia
Notariusz może sporządzić uzupełniający notarialny akt poświadczenia dziedziczenia, jeżeli we wcześniejszym akcie nie wskazano spadkobierców dziedziczących gospodarstwo rolne lub osób, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne.
Akt uzupełniający sporządza się w takiej samej procedurze, jaka dotyczy właściwego aktu poświadczenia dziedziczenia.
Konieczne jest więc spisanie protokołu dziedziczenia obejmującego oświadczenia co do okoliczności, które uzasadniają sporządzenie aktu uzupełniającego.
Na wcześniejszym akcie poświadczenia dziedziczenia i protokole dziedziczenia notariusz umieszcza adnotację o sporządzeniu aktu uzupełniającego. Uzupełniające poświadczenie dziedziczenia również podlega wpisowi do Rejestru Spadkowego.
Czy akt poświadczenia dziedziczenia może być uchylony?
Tak - w przypadkach określonych w Kodeksie postępowania cywilnego sąd spadku może uchylić zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia.
Uchylenie powoduje wykreślenie aktu poświadczenia dziedziczenia z Rejestru Spadkowego. Sąd uchyli akt, jeżeli:
- w odniesieniu do tego samego spadku zostało wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku (art. 669¹ § 1 Kodeksu postępowania cywilnego)
- zarejestrowano dwa lub więcej aktów poświadczenia dziedziczenia w odniesieniu do tego samego spadku - wtedy sąd na wniosek osoby zainteresowanej uchyla wszystkie akty poświadczenia i wydaje postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku (art. 669¹ § 2 Kodeksu postępowania cywilnego)
- akt poświadczenia dziedziczenia dotyczył spadku po osobie uznanej za zmarłą lub której zgon został stwierdzony postanowieniem sądu, a postanowienie to zostało następnie uchylone (sąd działa wtedy z urzędu)
- wskutek uchylenia się od skutków prawnych oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku zmianie uległ krąg osób, co do których zarejestrowano akt poświadczenia dziedziczenia (sąd po przeprowadzeniu rozprawy uchyla wtedy akt z urzędu)
W razie uchylenia aktu potwierdzeniem praw do spadku staje się sądowe postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku.
Ponadto każdy, kto wykaże istnienie interesu prawnego, może na podstawie art. 679 Kodeksu postępowania cywilnego domagać się uchylenia zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia - jeżeli osoba wskazana w akcie nie jest spadkobiercą lub jej udział w spadku jest inny niż poświadczony. Sąd oddali jednak wniosek osoby, która nie wykaże istnienia interesu prawnego w takim rozstrzygnięciu.
Uczestnik czynności notarialnej, który sam żądał poświadczenia dziedziczenia, również musi wykazać istnienie interesu prawnego - może przy tym powoływać się tylko na podstawę, której nie mógł wskazać wcześniej, a wniosek musi złożyć przed upływem roku od dnia, w którym uzyskał taką możność.
Najczęstsze pytania o akt poświadczenia dziedziczenia
Czy akt poświadczenia dziedziczenia można sporządzić po wielu latach od śmierci spadkodawcy?
Tak - sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia jest możliwe w każdym czasie. Przepisy określają jedynie termin początkowy - sześć miesięcy od otwarcia spadku, chyba że wszyscy znani spadkobiercy złożyli wcześniej oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku.
Notarialne poświadczenie dziedziczenia odbywa się bez terminu końcowego - można je przeprowadzić nawet kilkadziesiąt lat po śmierci spadkodawcy, o ile spadkodawca zmarł po 1 lipca 1984 roku.
Czy do notariusza muszą przyjść wszyscy spadkobiercy?
Tak - notarialne poświadczenie dziedziczenia wymaga osobistej obecności wszystkich osób zainteresowanych i ich zgodnego żądania. Chodzi o cały krąg osób uprawnionych do spadku.
Jeżeli któraś z osób nie może stawić się jednocześnie z pozostałymi, rozwiązaniem jest projekt protokołu dziedziczenia - każdy zainteresowany może wtedy osobno potwierdzić dane zawarte w projekcie i wyrazić zgodę na spisanie protokołu zgodnie z jego projektem.
Jeżeli zgody nie ma, sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia nie jest możliwe - pozostaje droga sądowa.
Czy notariusz sprawdza długi spadkodawcy?
Nie - poświadczenie dziedziczenia nie wymaga badania długów. Notariusz nie bada składu majątku spadkowego ani jego zadłużenia - ustala wyłącznie to, kto i w jakich udziałach dziedziczy.
Ochronę przed długami zapewnia przyjęcie spadku z dobrodziejstwem inwentarza, a pełną - odrzucenie spadku.
Czy do poświadczenia dziedziczenia potrzebny jest akt małżeństwa?
Odpis aktu małżeństwa jest potrzebny w przypadku małżonka spadkodawcy - akt małżeństwa potwierdza bowiem, że dana osoba należy do kręgu spadkobierców ustawowych.
Wystarczy skrócony odpis aktu małżeństwa - odpis zupełny aktu małżeństwa potrzebny jest tylko wyjątkowo. Skrócony odpis aktu małżeństwa przedkładają także dzieci spadkodawcy, które po ślubie zmieniły nazwisko. Pozostali spadkobiercy przedstawiają skrócone odpisy aktów urodzenia.
Czy akt poświadczenia dziedziczenia wystarczy do przepisania nieruchomości w księdze wieczystej?
Tak. Gdy w skład spadku wchodzi nieruchomość, do wniosku o wpis w księdze wieczystej (składanego do właściwego wydziału ksiąg wieczystych) dołącza się wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia - pełni on taką samą funkcję jak prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku.
Jak długo ważny jest akt poświadczenia dziedziczenia?
Zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia jest ważny bezterminowo i zachowuje skutki prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku - do czasu ewentualnego uchylenia przez sąd.
Osobom wymienionym w akcie prawo otrzymania wypisu przysługuje w każdym czasie - wystarczy zgłosić się do kancelarii notarialnej, w której akt poświadczenia dziedziczenia sporządzono.
⚖️ Pomoc prawna w Krakowie
Chcesz sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia w Krakowie?
Pomagam ustalić spadkobierców i formalnie nabyć spadek w Krakowie.