Zadatek, czy zaliczka – co wybrać?

autor: adwokat Wojciech Rudzki

Ostatnia aktualizacja w dniu 25 sierpnia 2024 roku

Zaliczka i zadatek do dodatkowe zastrzeżenia umowne (warunki umowy), które można wprowadzić do umowy. Zadatek to bardzo silny sposób zabezpieczenia wykonania umowy. Jeżeli nie dojdzie do wykonania umowy, można go zatrzymać (jeżeli wpłaciła go druga strona umowy) albo żądać jego dwukrotności (w przypadku wpłacenia zadatku drugiej stronie umowy). Po przeczytaniu tego artykułu poznasz odpowiedzi między innymi na następujące pytania:

• zadatek a zaliczka – czym się różnią, a w czym są podobne?
• co wybrać – zaliczka, czy zadatek?
• kiedy istnieje obowiązek zwrotu zadatku, a kiedy można zatrzymać zadatek?
• kiedy można żądać dwukrotności zadatku?
• kiedy przysługuje zwrot zaliczki, a kiedy zwracać zaliczki nie trzeba?
• czym różni się zadatek od kary umownej?

Zaliczka czy zadatek – podstawowe informacje

Co trzeba wiedzieć o zadatku?

Zadatek to kwota pieniędzy (ale nie tylko, co omówimy dalej) przekazana przy zawarciu umowy na zabezpieczenie wykonania umowy. Jeżeli druga strony umowy nie wykona umowy, zadatek przepadnie (w przypadku otrzymującego zadatek, jeżeli umowy nie wykona dający zadatek) albo można żądać sumy dwukrotnie wyższej (w przypadku dającego zadatek, jeżeli umowy nie wykona otrzymujący zadatek). Strony zawartej umowy mogą nadać odmienne skutki zadatkowi, domniemani skutku zadatku mogą też wynikać ze zwyczajów panujących w danych stosunkach (co jest sytuacją niezmiernie rzadką).

Można powiedzieć, że zadatek ma 2 podstawowe znaczenia:

1. zadatek jest tak zwanym zastrzeżeniem umownym (elementem treści umowy)
2. zadatek jest sumą pieniężną, rzeczą lub prawem przekazanym przy zawarciu umowy (w wykonaniu zastrzeżenia umownego)

W przypadku zadatku za jego główną funkcję uznaje się dyscyplinowanie stron umowy w wykonywaniu umowy. Skutkiem braku zdyscyplinowania będzie przepadnięcie zadatku na rzecz drugiej strony umowy albo konieczność zapłaty na rzecz drugiej strony umowy dwukrotnego zadatku.

Można też powiedzieć, że zadatek stanowi pewnego rodzaju zryczałtowane odszkodowanie za niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie umowy przez drugą stronę.

Co trzeba wiedzieć o zaliczce?

Przepisy prawa nie zawierają definicji zaliczki (w przeciwieństwie do zadatku, który regulowany jest art. 394 Kodeksu cywilnego). Zaliczką to część świadczenia (w typowym przypadku część kwoty pieniędzy) przekazywanego na rzecz drugiej strony umowy na poczet świadczenia strony należnego za wykonanie umowy (np. część ceny rzeczy określonej w umowie kupna sprzedaży albo część wynagrodzenia za wykonanie mebli w ramach umowy o dzieło).

Zaliczka jest przekazywana przed wykonaniem umowy i przed przekazaniem całego świadczenia należnego za wykonanie umowy. Może być przekazywana w kilku transzach. Przekazanie zaliczki może nastąpić w późniejszym momencie niż przy zawarciu umowy.

Jeżeli nie dojdzie do wykonania umowy należy podnieść żądanie zwrotu zaliczki. Nie można natomiast żądać sumy dwukrotnie wyższej (dwukrotności zaliczki), jak to ma miejsce w przypadku zadatku.

Nie można utożsamiać tych dwóch pojęć, ani także nie można uznać, że zaliczka jest zadatkiem lub zadatek jest zaliczką. Są to dwa odrębne mechanizmy, które strony mogą uwzględnić w umowie. 

Zadatek, a zaliczka – podobieństwa i różnice

Podobieństwa pomiędzy zadatkiem a zaliczką

Zarówno zadatek, jak i zaliczka mogą być świadczeniem pieniężnym. Podobnie jak zadatek, zaliczka może być też przekazana w innej formie niż pieniądz. Są to jednak sytuacje wyjątkowo rzadkie (jako przykłady można podać umowy barterowe dotyczące usług albo umowy związane z prowadzeniem gospodarstwa rolnego, gdzie część wynagrodzenia jest przekazywana w płodach rolnych, na przykład w przypadku umowy dzierżawy).

Zaliczka tak samo jak zadatek ulega zaliczeniu na poczet końcowego świadczenia należnego drugiej stronie umowy. Innymi słowami, pomniejsza świadczenie końcowe należne drugiej stronie umowy. 

Zaliczka, a zadatek – co je różni?

Podstawową różnicą pomiędzy zadatkiem i zaliczką są skutki związane z niewykonaniem umowy zabezpieczonej zadatkiem albo zaliczką. Najważniejsze różnice dotyczą możliwości skorzystania z prawa do odstąpienia od umowy bez wyznaczenia terminu dodatkowego w przypadku jej niewykonania oraz możliwości zatrzymania częściowego świadczenia albo żądania kwoty dwukrotnie wyższej.

Zastrzeżenie zadatku:

• powoduje możliwość odstąpienia od umowy
• powoduje możliwość zatrzymania zadatku albo żądania dwukrotności zadatku

Zastrzeżenie zaliczki:

• nie powoduje możliwości odstąpienia od umowy bez wyznaczenia terminu dodatkowego
• nie powoduje możliwości zatrzymania zaliczki albo żądania dwukrotności zaliczki

Należy jednak pamiętać, że zarówno zaliczka, jak i zadatek podlega zwrotowi, jeżeli niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności.

Nazwa jaką posłużymy się redagując umowę (zaliczka albo zadatek) może nie być rozstrzygająca dla oceny tego, czy w przypadku danej umowy zastrzeżono zadatek, czy zaliczkę. Zdarza się, że w umowie określa się kwotę przekazaną drugiej stronie umowy jako zadatek, jednocześnie wskazując, że jeżeli umowa nie dojdzie do skutku, to nastąpi zwrot zadatku (skutkiem czego z zadatku czyni się w rzeczywistości zaliczkę). Zdarzają się także sytuacje odwrotne, w których zredagowana umowa określa, że zaliczka przepadnie, jeżeli umowa nie dojdzie do skutku (skutkiem czego z zaliczki czyni się w rzeczywistości zadatek).

Należy przy tym pamiętać, że art. 394 Kodeksu cywilnego dopuszcza możliwość modyfikowania skutków zadatku. Typową modyfikacją jest sytuacja, w których kwocie przekazanej przy zawarciu umowy nadaje się charakter zadatku, z zastrzeżeniem, że w pewnych sytuacjach kwota będzie podlegać zwrotowi (na przykład w przypadku umowy przedwstępnej dotyczącej umowy sprzedaży mieszkania przewiduje się, że zadatek zostanie zwrócony, jeżeli kupujący nie otrzyma pozytywnej decyzji kredytowej w 2-3 bankach).

Przedmiot zadatku

Chociaż zadatek jest najczęściej przekazywany w formie pieniężnej (gotówka, przelew bankowy), to jako zadatek można przekazać także rzeczy albo prawa.

Możliwe jest danie zadatku w świadczeniu innym niż świadczenie należne drugiej stornie umowy (na przykład na zabezpieczenie ceny sprzedaży w złotych polskich przekazano zadatek w dolarach amerykańskich). Jeżeli zaliczenie zadatku na świadczenie należne drugiej stronie umowy nie jest możliwe, zadatek ulega zwrotowi (na przykład cena sprzedaży zostanie pokryta w całości w złotych polskich, a dolary amerykańskie zostaną zwrócone). Oczywiście każdorazowo strony mogą poczynić ustalenia co do tego w jaki sposób zadatek zostanie zaliczony na poczet świadczenia strony (np. poprzez określenie po jakim kursie z jakiego dnia dolary amerykańskie zostaną zaliczone na poczet ceny sprzedaży w złotych polskich).

Wysokość zadatku

W Kodeksie cywilnym nie przewidziano ograniczeń dotyczących wysokości zadatku, w tym dotyczących relacji pomiędzy kwotą zadatku oraz kwotą świadczenia głównego umowy (na przykład w jakiej relacji powinna pozostawać kwota zadatku do ceny sprzedaży mieszkania). Z istoty zadatku wynika jednak, że zadatek powinien stanowić tylko część świadczenia głównego.

W typowej sytuacji zadatek wynosi od 10 do 30 procent świadczenia głównego. W nauce prawa akceptuje się jednak możliwość zastrzeżenia zadatku w wyższej wysokości, nawet przekraczającej połowę świadczenia głównego. Uznając, że istnieje swoboda określenia wysokości zadatku, pamiętać należy, że zadatek powinien stanowić jedynie część, a nie całość świadczenia głównego.

Przekazanie zadatku

Art. 394 § 1 Kodeksu cywilnego określa, że zadatek powinien zostać dany przy zawarciu umowy. Przyjmuje się, że musi istnieć związek czasowy zawarciem umowy oraz przekazaniem zadatku. W typowej sytuacji, zadatek powinien być przekazany w momencie zawarcia umowy (na przykład przekazany w gotówce w momencie zawarcia umowy przedwstępnej sprzedaży mieszkania).

W nauce prawa przypuszcza się, że przekazanie zadatku nie musi następować dokładnie w momencie zawarcia umowy, lecz powinno pozostawać w związku z zawarciem umowy. Dotyczy to zwłaszcza zadatku przekazywanego w formie przelewu bankowego. Z doświadczenia naszej kancelarii adwokackiej wynika, że zastrzeżenie przekazania zadatku w terminie 3-5 dni nie będzie powodowało kwestionowania skuteczności zastrzeżenia zadatku. Analogicznie, możliwe jest fizyczne przekazanie zadatku przed zawarciem umowy (jeżeli istniał związek czasowy pomiędzy przekazaniem zadatku oraz zawarciem umowy, na przykład poprzez przelew bankowy kilka dni przed spotkaniem w kancelarii notarialnej celem zawarcia umowy przedwstępnej).

Jeżeli nie dojdzie do przekazania zadatku przy zawarciu umowy, przekazana kwota nie będzie traktowana jako zadatek (będzie traktowana co najwyżej jako zaliczka). Co istotne, traktowanie przekazanej kwoty jako zadatek nie będzie możliwe także wtedy, jeżeli strony umowy w umowie termin przekazania zadatku jako oderwany od momentu zawarcia umowy.

Zadatek jest czynnością prawną realną. Oznacza to, że do wywołania skutku zadatku potrzebne jest jego rzeczywiste przekazanie zadatku (a nie samo zastrzeżenie zadatku w umowie). W związku z tym, jeżeli kwoty stanowiącej zadatek nie przekazano, zastrzeżenie zadatku w umowie można uznać za niedokonane.

Skutki przekazania zadatku

Jeżeli zastrzegając zadatek nie poczyniono odmiennych ustaleń (ew. co innego nie wynika z obowiązujących w tym zakresie zwyczajów), zastrzeżenie i przekazanie zadatku spowoduje skutki określone w art. 394 § 1 Kodeksu cywilnego.

Skutki zastrzeżenia zadatku zależą od tego czy doszło do wykonania umowy. W związku z tym, mogą wystąpić trzy sytuacje:

• gdy umowa nie zostanie wykonana
• gdy umowa zostanie wykonana
• gdy umowa zostanie rozwiązana

Niewykonanie umowy

Zgodnie z art. 394 § 1 Kodeksu cywilnego, w razie niewykonania umowy możliwe jest jednoczesne:

• odstąpienie od umowy bez wyznaczenia dodatkowego terminu
• zatrzymanie zadatku przekazanego przez drugą stronę albo żądanie dwukrotności zadatku przekazanego drugiej stronie

Zgodnie z art. 394 § 3 Kodeksu cywilnego, Jeżeli niewykonanie umowy jest spowodowane przyczynami niezawinionymi przez drugą stronę umowy (gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności albo za które ponoszą odpowiedzialność obie strony) nie jest możliwe zatrzymanie zadatku albo żądanie zwrotu dwukrotności zadatku.

Należy pamiętać, że zatrzymanie zadatku albo żądanie zwrotu dwukrotności zadatku jest możliwe dopiero w przypadku odstąpienia od umowy. Jeżeli nie zostanie złożone oświadczenie o odstąpieniu od umowy, dodatkowe uprawnienia nie powstaną. Brak złożenia takiego oświadczenia może być jednak działaniem celowym – umożliwia żądanie zapłaty odszkodowania na zasadach ogólnych, kwestia ta zostanie omówiona w dalszej części tego artykułu.

Wykonanie umowy

Zgodnie z art. 394 § 2 Kodeksu cywilnego, w przypadku wykonania umowy zadatek jest zaliczany na poczet świadczenia należnego drugiej stronie umowy (np. na poczet ceny sprzedaży). Jeżeli byłoby to niemożliwe, wówczas zadatek ulega zwrotowi. 

Poprzez wykonanie umowy uznaje się wypełnienie przez stronę świadczeń zgodnie z zawartą umową. W przypadku częściowego lub odmiennego od treści zobowiązania wykonania umowy, w każdym konkretnym przypadku będzie wymagało zbadania czy umowa została wykonana. Jeżeli częściowo wykonana umowa dotyczy świadczeń podzielnych, wówczas zadatek jest zaliczany na ich poczet, proporcjonalnie do stopnia wykonania umowy.

Rozwiązanie umowy

Zgodnie z art. 394 § 3 Kodeksu cywilnego, w przypadku rozwiązania umowy zadatek powinien być zwrócony stronie, która go dała, a obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada.

Rozwiązanie umowy oznacza zakończenie zobowiązania w inny sposób niż odstąpienie od umowy z powodu niewykonania umowy (na podstawie art. 394 § 1 Kodeksu cywilnego). Jeżeli rozwiązanie umowy nastąpiło po częściowym wykonaniu umowy, wówczas należy zaliczyć zadatek na poczet świadczenia, chyba że byłoby to niemożliwe, lub zadatek byłby większy niż spełnione świadczenie.

Zadatek, a żądanie zapłaty odszkodowania

Jeżeli pomimo zajścia warunków do odstąpienia od umowy nie nastąpiło złożenie oświadczenia w tym zakresie, możliwe jest żądanie zapłaty odszkodowania na zasadach ogólnych.

Zgodnie z art. 394 § 1 Kodeksu cywilnego, strona może od umowy odstąpić. Odstąpienie od umowy zabezpieczonej zadatkiem nie jest obowiązkiem, a uprawnieniem. W przypadku nieskorzystania z tej możliwości, strona może dochodzić odszkodowania za niewykonanie umowy w oparciu o inne przepisy prawa, w tym dotyczące ogólnej odpowiedzialności odszkodowawczej związanej z niewykonaniem zobowiązania (art. 487 Kodeksu cywilnego, art. 471 Kodeksu cywilnego).

Odszkodowanie dochodzone na zasadach ogólnych nie będzie ograniczone do wysokości zadatku lub podwójnej wysokości zastrzeżonego zadatku. W związku z tym, może się zdarzyć, że brak odstąpienia od umowy będzie działaniem celowym związanym z zamiarem żądania pełnego naprawienia szkody, która będzie wyższa niż wysokość zadatku albo jedno dwukrotności.

Należy jednak pamiętać, że zadatek pełni niejako formę zryczałtowanego odszkodowania – podnosząc pretensje związane z zadatkiem nie ma potrzeby wykazywania szkody związanej z niewykonaniem umowy. W przypadku zamiaru dochodzenia roszczeń na zasadach ogólnych konieczne będzie wykazanie przed sądem wszystkich warunków (przesłanek) odpowiedzialności odszkodowawczej, w tym wystąpienia szkody oraz jej wysokości.

Zadatek a kara umowna

Kara umowna i zadatek są w pewien sposób podobne:

• stanowią dodatkowe zastrzeżenia umowne (elementy, które można wprowadzić do umowy)
• mają na celu zabezpieczenie wykonania umowy oraz uproszczenie dochodzenia roszczeń
• pełnią funkcję zryczałtowanego odszkodowania (nie jest konieczne wykazanie szkody poniesionej na skutek niewykonania umowy)

Pomiędzy zadatkiem oraz karą umowną zachodzą jednak pewne różnice:

• zastrzeżenie kary umownej nie wprowadza możliwości odstąpienia od umowy
• kara umowna może być miarkowana (zmniejszana) przez sąd
• kara umowna umożliwia żądanie dodatkowego odszkodowania wyłącznie, jeżeli zostanie to przewidziane w umowie (a żądanie odszkodowania dodatkowego nie wyłącza możliwości żądania kary umownej)

W tym miejscu skupimy się na omówieniu różnic pomiędzy zadatkiem i karą umowną. Pierwszą z nich jest różnica w zakresie możliwości odstąpienia od umowy. Zastrzeżenie kary umownej nie skutkuje możliwością odstąpienia od umowy w przypadku niewykonania umowy, jak ma to miejsce w przypadku zadatku. Prawo do odstąpienia od umowy może jednak zostać wprowadzone dodatkowo do umowy i zostać powiązane z karą umowną (na przykład: brak przeprowadzenia prac remontowych w terminie będzie skutkował obowiązkiem zapłaty kary umownej oraz umożliwi inwestorowi odstąpienie od umowy).

Zadatek w przeciwieństwie do kary umownej nie podlega miarkowaniu (zmniejszeniu). Zgodnie z art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego, jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo jeżeli kara umowna została zastrzeżona w wysokości rażąco wygórowanej, dłużnik może żądać zmniejszenia kary umownej. Zmniejszenia kary umownej dokonuje sąd w ramach prowadzonego procesu sądowego, na żądanie dłużnika. Żądanie naprawienia szkody na zasadach ogólnych w przypadku zastrzeżenia zadatku jest możliwe tylko wtedy, kiedy nie odstąpiono od umowy. Zatrzymanie zadatku albo żądanie jego dwukrotności jest możliwe dopiero po odstąpieniu od umowy. To oznacza, że nie odstępując od umowy osoba domagająca się naprawienia szkody na zasadach ogólnych musi wykazać szkodę nawet w zakresie, który pokrywał zadatek.

W przypadku zastrzeżenia kary umownej możliwe jest żądanie zapłaty odszkodowania na zasadach ogólnych ponad wysokość zastrzeżonej kary umownej. Warunkiem podniesienia takiego roszczenia jest jednoczesne zastrzeżenie w umowie, że wierzyciel będzie miał prawo dochodzenia takiego odszkodowania. Nawet jeżeli wierzyciel zażąda zapłaty odszkodowania, to musi wykazywać szkodę tylko ponad wysokość kary umownej. Tym samym, żądając naprawienia szkody na zasadach ogólnych wierzyciel nie musi rezygnować ze zryczałtowanego odszkodowania (jak ma to miejsce w przypadku zadatku).

Przedawnienie zadatku

Zatrzymanie zadatku albo żądanie podwójnej wysokości zadatku jest możliwe dopiero po odstąpieniu od umowy. Odstąpienie od umowy jest możliwe aż do czasu, kiedy przedawnią się roszczenie o wykonanie umowy (terminy przedawnienia roszczeń mogą być różne dla różnych umów).

Roszczenie o zwrot wpłaconego zadatku (np. jeżeli doszło do rozwiązania umowy albo niewykonania umowy z przyczyn niezawinionych) albo o zapłatę podwójnej wysokości zadatku przedawnia się z upływem ogólnych terminów przedawnienia (w uproszczeniu 6 lat albo 3 lata dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej), chyba że przepisy szczególne przewidują inne terminy przedawnienia (na przykład 2 letni termin dla roszczeń wynikających z umowy o dzieło).